Mitarbeiterportale alsWissensmanagement-Systeme: Katalysatoren und Einführungsstrategien

Mitarbeiterportale (MiPos) sollen helfen die Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu fördern, den Informationsaustausch zu vereinfachen und das im gesamten Unternehmen vorhandene Wissen abteilungsübergreifend zur Verfügung zu stellen. Somit können Mitarbeiterportale als Wissensmanagementsystem (WMS) verstanden werden. Ein solches WMS bietet technisch das Potential um das mitarbeitergebundene Wissen über Prozesse, Methoden und Fakten (z.B. projektrelevante Informationen) an einer zentralen Stelle so zur Verfügung zu stellen, dass sich jeder Mitarbeiter an der Vermehrung und ggf. der Korrektur des unternehmerischen Wissens beteiligen kann. Damit erfüllen Mitarbeiterportale einen wichtigen Punkt: Betroffene werden zu Beteiligten gemacht. Dennoch kämpfen MiPos mit denselben Akzeptanzproblemen wie normale WMS: Diese Wissensmanagementsysteme sind zwar schnell eingerichtet, verlieren aber schnell an Aufmerksamkeit und werden nicht mehr gepflegt. So werden Projekte und Prozesse nur halbherzig oder gar nicht dokumentiert und es mangelt an einer geeigneten Struktur zur optimalen Repräsentation des Wissens. Weiterhin fürchten Mitarbeiter durch die Abgabe ihres spezifischen Wissens ersetzbar zu werden und scheuen sich daher davor, wirklich relevante Informationen zu veröffentlichen. Damit MiPos den erhofften Benefit einbringen, müssen bei der Integration viele Rahmenregeln/Randbedingungen eingehalten werden: Im Rahmen eines ChangeManagements müssen Mitarbeiter über die angestrebten Ziele individuell informiert, Ängste vor dem Unbekannten genommen und Änderungen schrittweise vorgenommen werden. Einen nicht zu unterschätzenden Faktor stellt auch die Umgebung des Systems die Unternehmenskultur dar. Nur wenn diese veränderungsfreundlich ist und das System als akzeptiertes Element in die vom Mitarbeiter als ” normale“ oder ” gegebene“ Menge von bekannten Arbeitsmethoden aufgenommen wird, nur dann kann eine Änderung des Arbeitsverhaltens oder der Arbeitseinstellung eine Chance auf Erfolg haben.